3 conseils et exemples pour un bon tampon encreur d’entreprise

Le tampon encreur est un élément essentiel dans la gestion quotidienne d’une entreprise. Que ce soit pour la comptabilité, les commandes, le secrétariat ou l’administration, il est important que chaque entité dispose de son propre tampon d’entreprise afin de faciliter la signature des documents.

Pour vous accompagner dans la création de votre tampon officiel, nous vous proposons nos conseils ainsi que 4 exemples de tampons d’entreprise. Vous découvrirez les mentions obligatoires, les informations les plus couramment utilisées, ainsi que quelques astuces pour que votre tampon soit un véritable allié dans toutes vos démarches.

Exemples de tampons d’entreprise

Le tampon d’entreprise, également connu sous le nom de cachet, est principalement utilisé pour apposer la signature officielle de la société sur les contrats, les commandes et d’autres documents destinés aux banques ou aux administrations. Son rôle est d’identifier de manière formelle l’établissement concerné.

1. Quelles informations inscrire ?

Voici un exemple de tampon d’entreprise standard qui respecte les exigences légales. Il inclut les informations obligatoires et complète celles-ci avec les coordonnées téléphoniques.

Un tampon d’entreprise doit contenir au minimum les éléments suivants :

– Le nom de l’entreprise

– L’adresse physique de l’établissement, comprenant la rue, le code postal et la ville tels qu’enregistrés auprès du registre du commerce et des sociétés

– La forme juridique et le montant du capital social (SARL, EIRL, SAS, etc.)

– Le numéro SIRET (14 chiffres) ou le numéro SIREN (9 chiffres) accompagné de la ville d’enregistrement de l’établissement.

Quelle que soit la taille et la forme de votre structure (auto-entrepreneur, commerce, micro-entreprise, grande entreprise, association, industrie, etc.), ce modèle convient à tous.

Mention obligatoire vs mention facultative

Le cachet d’entreprise va au-delà de l’identification de la société vis-à-vis des autorités. Il peut inclure des informations de contact telles que le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail. En particulier, un tampon encreur pour micro-entreprise devrait contenir au moins le numéro de téléphone.

Lorsque l’entreprise opère à l’international, il est recommandé d’ajouter le numéro de TVA intracommunautaire.

Un tampon encreur avec un logo peut être choisi pour véhiculer l’image de l’entreprise. Souvent, les grandes entreprises utilisent un modèle standard qui peut être adapté à chaque service en modifiant simplement le nom du service ou de la personne et ses coordonnées personnelles.

2. Choix du tampon encreur entreprise

En règle générale, un tampon encreur de 5 lignes est généralement suffisant pour inclure les mentions indispensables sur votre cachet. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact ou un logo, il peut être nécessaire d’opter pour un tampon encreur de 6 lignes ou plus, en fonction de la forme du logo (vertical ou horizontal).

En ce qui concerne le type d’appareil, il est recommandé d’utiliser un tampon encreur automatique de type Trodat Printy pour les petites entreprises, ou Trodat Metal Line pour les organisations qui ont un usage intensif du tampon.

Le tampon Trodat 4913 est le plus couramment utilisé pour un usage quotidien, tandis que le tampon Trodat 5206 est le plus vendu pour une utilisation intensive.

Certains auto-entrepreneurs et très petites entreprises (TPE) peuvent préférer un tampon en bois en raison de son coût initial plus économique. Cependant, lorsque vous ajoutez l’encreur séparé, le prix se rapproche de celui des premiers modèles en plastique de Trodat.

Nous recommandons donc de privilégier un tampon en bois pour les entreprises qui ont un usage très limité du tampon ou si le tampon reste principalement au bureau (afin d’éviter d’oublier l’encreur lors d’un déplacement ou d’une visite à la banque, par exemple).

3. Personnalisation et mise en page

Le tampon encreur offre une personnalisation complète, tant au niveau du texte que de la mise en page, de la police de caractère, de la couleur du timbre et du boîtier.

Pour une utilisation professionnelle, il est recommandé d’opter pour une police de caractère de type bâton afin d’assurer une lisibilité optimale du texte. Les polices manuscrites, élaborées ou avec des empattements peuvent donner un résultat d’empreinte médiocre lorsque le texte est de petite taille.

Dans notre exemple précédent, le timbre était écrit en Arial, tout comme le premier exemple de tampon avec logo. On peut d’ailleurs observer sur le tampon de Temps Course que le texte « La course avec passion » est légèrement moins lisible.

Il est également possible de créer un tampon qui reflète l’identité visuelle de votre marque, en intégrant le logo, la police de caractère et la mise en page correspondant à votre charte graphique. Veillez simplement à disposer d’une version en noir et blanc de votre logo, car nous ne pouvons travailler qu’avec des éléments monochromes.

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